Como controlar o estoque de uma loja
Resposta curta: registre o que entra, registre o que sai e cadastre o custo de cada item. Todo o resto do controle de estoque é consequência desses três hábitos.
Por que o controle sempre desanda
O motivo mais comum não é preguiça: é que venda e estoque viram dois controles separados. A venda acontece no balcão e a baixa do estoque fica para depois. Como o “depois” depende de alguém lembrar, o desencontro começa em dias.
A correção estrutural é fazer a baixa acontecer no mesmo ato da venda. É isso que um PDV resolve — não por ser sofisticado, mas por eliminar a segunda etapa.
Passo 1 — Faça o inventário inicial (sem tentar fazer tudo)
O erro clássico é parar a loja para contar todos os produtos e desistir no meio. Comece diferente:
- Liste os produtos que você vende com mais frequência — normalmente uma minoria responde pela maior parte das vendas.
- Conte a quantidade real desses itens na prateleira e no depósito.
- Registre quantidade, preço de venda e custo de compra de cada um.
- Vá completando o restante conforme repõe: quando chegar mercadoria nova, cadastre antes de colocar na prateleira.
Passo 2 — Faça toda venda passar pelo mesmo lugar
Não adianta o cadastro estar perfeito se metade das vendas sai sem registro. Isso inclui a venda fiada, a venda para conhecido e a que o funcionário fez enquanto você não estava. Toda saída de mercadoria precisa gerar um registro.
Passo 3 — Registre também o que entra
Compra de fornecedor, devolução de cliente, perda por quebra ou validade vencida. Estoque que só registra saída fica errado tão rápido quanto o que não registra nada.
Passo 4 — Descubra quanto dinheiro está parado
Com quantidade e custo cadastrados, esse número deixa de ser chute:
Dinheiro investido em mercadoria
Números fictícios. Para muita loja pequena, esse total é maior que o saldo em conta — e é a explicação de vender bem e não ter dinheiro.
Passo 5 — Use a curva ABC para decidir a compra
Com centenas de itens, analisar tudo é impossível. A curva ABC classifica os produtos por participação no resultado:
| Classe | O que costuma ser | O que fazer |
|---|---|---|
| A | Poucos itens, maior parte do faturamento | Nunca deixar faltar |
| B | Giro intermediário | Repor com regularidade |
| C | Muitos itens, pouca participação | Comprar menos, avaliar remarcação |
A conversa útil está na classe C: é onde costuma estar o dinheiro parado que você nem sabia que tinha.
Erros comuns
- Contar estoque uma vez por ano e achar que o número vale o ano inteiro.
- Cadastrar preço de venda e esquecer o custo.
- Deixar a venda fiada fora do registro.
- Repor por memória em vez de olhar o que saiu.
- Tratar perda e quebra como se não existissem.
Referências sobre CMV e margem: TOTVS, Serasa Experian e Stone. Para obrigações fiscais, consulte o seu contador e os portais oficiais (gov.br, Receita Federal e SEFAZ do seu estado).
Perguntas frequentes
Preciso parar a loja para fazer inventário?
Não. O caminho prático é começar pelos itens de maior giro e completar o restante conforme você repõe a mercadoria.
Com que frequência devo conferir o estoque?
Uma conferência periódica dos itens de maior giro costuma bastar para pegar desvios cedo. O inventário completo pode ser feito por partes ao longo do tempo.
Planilha resolve?
Resolve enquanto o volume é pequeno e uma pessoa só mexe nela. O problema não é a planilha em si: é que a baixa depende de alguém lembrar de fazer depois da venda.
O que é curva ABC?
É a classificação dos produtos por participação no resultado. Serve para concentrar a atenção nos poucos itens que realmente movem o faturamento.
Como o SoftPay ajuda nisso?
A venda registrada no PDV dá baixa automática no estoque, e o cadastro guarda custo e quantidade. A curva ABC está disponível a partir do plano Loja.