Como sair do caderno
Resposta curta: não transcreva o caderno inteiro. Leve o que ainda está vivo — estoque atual, fiado em aberto e clientes — e comece a registrar as vendas novas no sistema desde o primeiro dia.
Por que a migração costuma travar
Quase todo mundo tenta começar transcrevendo tudo: meses de vendas passadas, todos os produtos, o caderno inteiro. É um trabalho enorme, sem retorno imediato, feito nas horas vagas — e por isso é abandonado no meio.
Venda passada não muda nada na sua decisão de amanhã. O que importa migrar é o que ainda está em aberto.
O que levar (e o que deixar para trás)
| Levar | Por quê |
|---|---|
| Estoque atual dos itens de giro | É o que decide reposição |
| Fiado em aberto | É dinheiro a receber |
| Clientes com quem você tem relação | Base de recompra e fiado |
| Custo dos produtos | Sem ele não há margem |
| Deixar no caderno | Por quê |
|---|---|
| Vendas de meses anteriores | Não muda decisão futura |
| Fiado já quitado | Encerrado |
| Produtos que você não vende mais | Só polui o cadastro |
O passo a passo, em uma semana
- Dia 1 — Produtos de giro. Cadastre os itens que você vende toda semana, com preço, custo e categoria.
- Dia 2 — Quantidades. Conte esses itens e registre a quantidade real.
- Dia 3 — Comece a vender pelo sistema. A partir daqui, toda venda passa pelo PDV. É a virada de chave.
- Dia 4 — Clientes e fiado. Cadastre quem tem saldo em aberto e lance o valor como venda fiada.
- Dia 5 — Rotina de caixa. Fundo de troco, formas de pagamento e fechamento no fim do dia.
- Dias 6 e 7 — Conferência. O estoque bate? O caixa fecha? Ajuste o que estiver fora antes de seguir.
Não jogue o caderno fora
Mantenha o caderno por algumas semanas, em paralelo, até ter confiança de que o sistema está com tudo. Ele é a sua rede de segurança durante a transição — e a referência para conferir qualquer divergência de fiado.
O que muda depois
- Você passa a saber o total do fiado em aberto, não só quem deve.
- O estoque acompanha a venda sem alguém lembrar de dar baixa.
- O caixa fecha no mesmo dia, com a diferença ainda explicável.
- A margem por produto deixa de ser média e vira número.
- Mais de uma pessoa consegue operar a loja sem depender da sua memória.
Referências sobre CMV e margem: TOTVS, Serasa Experian e Stone. Para obrigações fiscais, consulte o seu contador e os portais oficiais (gov.br, Receita Federal e SEFAZ do seu estado).
Perguntas frequentes
Preciso transcrever todo o caderno?
Não. Leve apenas o que está em aberto: estoque atual dos itens de giro, fiado a receber e clientes. Vendas passadas não mudam decisões futuras.
Vou precisar parar a loja?
Não. A migração acontece durante o funcionamento normal, começando pelos produtos de maior giro.
Quanto tempo leva?
Uma semana costuma bastar para ter a base funcionando, com as vendas já passando pelo sistema a partir do terceiro dia.
Posso importar de uma planilha?
A importação de dados está disponível a partir do plano Loja. Fale com o suporte antes para conferir o formato do arquivo.
E se eu não conseguir sozinho?
O suporte do SoftPay é humano e atende pelo WhatsApp, inclusive na configuração inicial.